.

 

منظومة معلوماتية متكاملة تهدف إلى تدبير و معالجة و تتبع و رقمنة المراسلات الإدارية الصادرة و الواردة على المؤسسة اعتمادا على التكنولوجيا الرقمية و ذلك من خلال تنفيذ الإجراءات اللازمة عليها بطرق و مفاهيم سلسة، و توفر تبعا لذلك وظائف للتعامل مع تدفق البريد الوارد و الصادر و تسمح بتأسيس قاعدة بيانات وثائقية للمراسلات

- تسجيل و رقمنة البريد الصادر و البريد الوارد، 

- إصدار الدمغة الرقمية لتحديد هوية المراسلات بتقنية (الكود بار)، 

- إصدار آلي لوصولات التسليم للبريد الوارد، 

توزيع البريد بطريقة آمنة على المصالح المعنية مع تأشيرة التوصل، 

معالجة البريد الوارد عن طريق التفويض التسلسلي، 

إضافة الملاحظات والتعليقات على المراسلات ، 

فهرسة المراسلات و توزيعها عبر إنشاء تطبيقات سير المعاملات ، 

ضبط آجال معالجة البريد الوارد حسب التصنيف ، 

ترخيص ديناميكي متسلسل لمشاريع الأجوبة على المراسلات، 

إنشاء روابط آلية بين البريد الصادر و البريد الوارد، 

إنشاء روابط داخلية مع البرامج المكتبية لتحرير المراسلات، 

استخدام نماذج للمراسلات الصادرة لضمان ردود متجانسة، 

توفير آلية بحث متطورة للمراسلات اعتمادا على المراجع المختلفة، 

تجميع المراسلات الصادرة و الواردة عند الاقتضاء لإنشاء ملفات ، 

توفير مخططات بيانية لمستويات إنجاز المعاملات، 

تحديد الموقع الجغرافي لتخزين الوثائق و المراسلات ، 

توفير إحصائيات مختلفة تجميعية لمعالجة البريد، 

وضع تقارير دورية أو تحت الطلب حول تدبير المراسلات .

 

 إدارة و تدبير الهيكل التنظيمي للمؤسسة،

 إدارة و تدبير المستخدمين للنظام و تحديد الصلاحيات،

 إدارة و تدبير العمليات بالتوازي مع تطبيقات خط سير المعاملات،

 إدارة و تدبير الدليل الداخلي للمراسلين،

 إدارة و تدبير نماذج البريد الصادر للبريد الصادر،

 إدارة و تدبير أنواع الإجراءات و فترات الرد على المراسلات،

 إدارة و تدبير التحذيرات التلقائية والتنبيهات احتراما لمواعيد الرد،

 إدارة و تدبير القضايا و الملفات،

 إدارة و تدبير أماكن تخزين المحفوظات الورقية.